Weiblicher Sim steht vor einer Bücherwand und tippt etwas ins Handy.
Romane schreiben

Eigene Figuren-Datenbank in Papyrus Autor anlegen 01 (Datenbank für Buchreihen)

1.) Vorüberlegungen

Wie lege ich mir eine eigene Figuren-Datenbank bei Papyrus Autor an? Sind Sie daran auch schon fast verzweifelt? Ich beispielsweise wollte nicht für jedes Buch einzeln eine separate Datenbank erstellen, sondern eine umfassende für alle Bücher. Außerdem entsprach das Design der Musterdatenbank nicht meinen Bedürfnissen. Ich benutze die Papyrus-Version 9.02 für Windows.

Die Papyrus Figuren-Datenbank aus Anwendersicht erklärt:

Ich bin keine Datenbank-Expertin. Allerdings habe ich mich so intensiv mit der Papyrus Figuren-Datenbank beschäftigt, dass ich mittlerweile recht gut mit ihr umgehen kann und sie sich in der Regel meinem Willen beugt, statt dass ich verzweifelt aufgebe. Vielleicht stolpern einige Datenbankexperten über diesen Text und lachen sich über meine Wortwahl einen Ast ab. An diese Personen richtet sich das Tutorial auch nicht. Ich schreibe es für diejenigen, die sich mit ihren Fragen hilfesuchend an Experten im Umfeld der Papyrus Redaktion gewendet haben und die Antworten noch mehr Verwirrung ausgelöst haben.

Berechtigte Anwenderfrage zur Figuren-Datenbank Autoverlinkung löst überraschende Reaktion aus:

Ein Beispiel möchte ich zitieren. Als ich der Frage nachging, wie man die Autoverlinkung der Figuren-Datenbank mit dem Text für einzelne Figurennamen abstellt, suchte ich auch das Forum von Papyrus Autor auf. Diese Frage wurde tatsächlich schon früher dort … sagen wir mal diplomatisch … erörtert. Die Empfehlung, der Fragende möge doch bitte keine zwei Romanfiguren mit demselben Namen erschaffen, fand ich nicht zielführend und die Beantwortung des Problems wurde ausgespart.

Legen wir folgende Kurzgeschichten-Idee zugrunde:

In der Komödie „Der doppelte Paul“ treffen sich zwei Männer mit dem Namen Paul und stellen fest, dass sie auch denselben Nachnamen tragen. Bewusst verwirren sie daraufhin einen sarkastisch denkenden Community-Administrator, der ihnen gegenüber in der Vergangenheit ironisch und kundenfeindlich reagiert hat, bis dieser verzweifelt.

Manchmal braucht man eben zwei Romanfiguren mit demselben Namen. Ich habe früher einigen Statisten meiner Romane immer dieselben Namen gegeben. Im Nachhinein stellte sich das als nicht so kluge Entscheidung heraus. Nun habe ich aber mehrere Pauls, Helens usw.

Meine Lösung des Autoverlinkungs-Problems der Papyrus Figuren-Datenbank:

Ich nummeriere meine doppelten und dreifachen Figurennamen durch. In das Feld Vornamen (das in meiner Datenbank automatisch verlinkt), schreibe ich also nicht Paul, sondern Paul(1), Paul(2), Paul(3) usw.
Im Text steht freilich nur Paul. So kommt die Autoverlinkung nicht zustande, weil der Name in der Datenbank mit dem Namen im Text ja nicht übereinstimmt. Nun kann man Paul im Text mit Paul(1) in der Datenbank auch manuell verlinken. Das müsste man aber jedes Mal tun, wenn man den Namen Paul schreibt.

Was man bei der Papyrus-Figuren-Datenbank beachten sollte:

Schaut man sich auf der Homepage des Anbieters um, findet man den Wiki-Eintrag (Zitat):

„Benutzen Sie bei Änderungswünschen lieber die bei Papyrus mitgelieferte Datenbank als Ausgangspunkt. Verändern Sie nicht die Struktur der Tabellen und belassen die ersten beiden Felder jeder der drei Tabellen. Dann können Sie den Rest nach Herzenslust selbst umgestalten.“

Ich habe herausbekommen, was passiert, wenn man sich daran nicht hält und unabhängig von der Vorlage eine komplett eigene Figuren-Datenbank erstellt. Ich kann meine individuell gestaltete Datenbank wunderbar und ohne Probleme mit dem jeweiligen Papyrus Dokument verbinden und auch die automatischen Namenslinks funktionieren bestens. Im Organizer schwächelt die Verbindung aber etwas und es kommt vereinzelt zu Störungen in der Darstellung.

In diesem Bericht beschreibe ich also die Anpassung der papyruseigenen Figuren-Datenbankvorlage an die eigenen Erfordernisse.

2.) Mal die Dateien und Ordner der Datenbankvorlage von Papyrus erklärt

Papyrus Figurendatenbank in der Explorer Ansicht
Papyrus Figurendatenbank in der Explorer Ansicht

Bilder:

Wie der Name des Ordners sagt, da kopiert die Datenbank später die Bilder rein, die man der jeweiligen Tabelle mittels des Formulars hinzufügt. Das Formular fragt einen schon automatisch danach, ob ein Bild dann in diesen Ordner kopiert werden soll oder ob es immer aus dem Originalordner geholt wird. Ich persönlich plädiere für das Kopieren in den Datenbank-Bilderordner. Sortiert man nämlich andere Bilderordner auf dem Rechner um, sucht man sich in der Datenbank später den Wolf, wo das Bild des muskulösen Romanhelden hin ist.

Externe Dateien:

Tja, in der Musterdatenbank liegt da eine Grafik drin, die auch im Ordner Bilder drin ist. Keine Ahnung, weshalb ein interner Dateiordner externe Dateien heißt. Vermutlich sollen in „externe Dateien“ die Bilder gespeichert werden, die man seiner Tabelle als Dekoration zu einem Link ins Internet hinzufügt.

Reports:

In diesem Ordner kann man die Report-Dokumente speichern. Laut dem Wiki des Anbieters kann man über einen Report gezielt markierte Datensätze (oder Teile davon) in ein Zieldokument übernehmen. Mir ist das noch nicht gelungen.

Dinge.pbf, Figuren.pbf, Orte.pbf:

Hier speichert Papyrus die Formulare für die Tabellen gleichen Namens.

Figuren.pb:

Der Boss! Die Datei ruft man auf, wenn man die Datenbank direkt ansteuern möchte und nicht über das Textdokument.

Figuren.set:

Das ist eine Sicherungskopie.

Figuren-Datenbank.pap:

In diesem Textdokument finden sich nähere Erläuterungen zu den Formularen der Musterdatenbank. Schauen Sie rein und lassen Sie sich verwirren.

3.) Planung der eigenen Papyrus Figuren-Datenbank unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Romanreihen-SchreiberInnen

Also ich persönlich notiere mir viele Objekte aus meinen Romanen, die ich mir merken möchte, in die Haupttabelle (Figuren). Für mich macht es keinen Unterschied, ob es sich dabei um einen Chara handelt, ein Tier, eine Villa, einen Baum oder einen Firmennamen. Deshalb wurde mir auch schon gesagt, dass ich eigentlich ein Wiki bräuchte. Sich eine Wiki-Umgebung auf dem Rechner zu installieren, ist allerdings eine kniffelige Sache und ich spiele so gerne mit meiner Papyrus-Datenbank.

Für dieses Tutorial gehe ich also auf die Struktur Papyrus-Vorlagen-Figuren-Datenbank ein. Diese Datenbank besteht im Wesentlichen aus 3 Tabellen:

Figuren
Dinge
Orte

Figuren ist die Haupttabelle, der Boss. An ihr „kleben“ die anderen beiden Tabellen. Möchten Sie einen neuen Text mit einer bereits vorhandenen Datenbank verknüpfen, dann verlinken Sie ihn mit dem Dokument Figuren.pb und der Rest dackelt automatisch hinterher.

Als Romanreihen-SchreiberIn benötigen Sie weitere Tabellen wie beispielsweise Bücher, aus denen Sie die Namen der einzelnen Titel ziehen können, ohne sie jedes Mal per Hand schreiben zu müssen. Sich eine Tabelle Berufe anzulegen, ist auch eine gute Idee.

Der Boss meiner eigenen, individuell erstellten Datenbank heißt übrigens Editionen. Als da wären die Tabelleneinträge:
Banzini,
Rosalee,
History

Ihre dominante Datenbanktabelle muss allerdings Figuren sein, damit der Organizer von Papyrus auch brav funktioniert. Nun hindert Sie aber nix daran, an die Figuren.pb diverse weitere Tabellen zu kleben. Planen Sie also so viele Tabellen, wie Sie mögen.
Die Editionen-Tabelle erfüllt eher verlegerische Bedürfnisse. Für Buchreihen-Anforderungen schlage ich vor, dass Sie eine Tabelle mit dem Namen Bücher planen. Ganz abenteuerlustige Autoren sehen vielleicht auch einen Sinn darin, den Beruf der jeweiligen Romanfigur nicht jedes Mal per Hand zu pinseln, und planen auch noch diese Tabelle.

Ihre Datenbank könnte für den Anfang so aussehen:

Figuren (der Alpha),
Dinge (Karteileiche für die Funktionalität des Organizers),
Orte (Karteileiche für die Funktionalität des Organizers),
Bücher (das Buchregal der Lagerhalle, aus dem unser Gabelstapler namens Relation später halbautomatisch den Namen des Buchs in das Eingabeformular der Romanfigur zieht),
Berufe (Funktion siehe Bücher)

Sie können die Tabellen Dinge und Orte natürlich auch verwenden und mit Informationen füllen. Ich schreibe in meine Orte-Tabelle gelegentlich Namen von Villen und Universitäten. Die Dinge sind mir in gewisser Hinsicht so wichtig wie Romanfiguren. Deshalb schreibe ich sie einfach in Figuren. (Ja, das mag zunächst befremdlich wirken. Aber für mich funktioniert das bestens. Freilich unterscheide ich in der Figurentabelle aber auch mittels Drop-Down Menü in: Mensch, Tier, Firmenname, Ding, Kampfsportart, etc.)

4.) Vor der Software sitzen und sich genervt am Kopf kratzen, wie man an die Musterdatenbank kommt

Viele Wege führen nach Rom. Im ersten Entwurf dieses Tutorials habe ich Ihnen zunächst einen anderen aufgeschrieben, bis mir die Idee gekommen ist, dass es auch einfacher geht (sofern Sie mit dem Explorer Ihres Betriebssystems vertraut sind).

a.) Weg über den Explorer:

Öffnen Sie Ihren Explorer und suchen Sie sich eine passende Stelle für Ihre neue, individuell gestaltete Datenbank. Meine Datenbank für alle Romanfiguren aus allen Büchern habe ich passenderweise an prominenter Stelle in den Ordner gesteckt, in den alle meine Roman-Ordner sortiert sind. Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen _Figurendatenbank_alle (oder wie auch immer Sie ihn nennen wollen). Der Unterstrich vorne ordnet den Ordner außerhalb des Alphabets oben in der Liste Ihrer Bücher-Ordner ein.

Öffnen Sie Papyrus-Autor.

Klicken Sie auf Datei → öffnen andere → Ordner mit Papyrus Autor anzeigen
Es öffnet sich der Explorer und Sie sehen eine Liste mit Dateien von Papyrus Autor.

Blick in Papyrus Autor Dateien
Blick in Papyrus Autor Dateien

Klicken Sie auf den Ordner Vorlagen. In der darauf folgenden Liste finden Sie einen Ordner mit dem Namen Figuren DB. Kopieren Sie diesen. (Den Mauszeiger auf den Ordner schieben, recht Maustaste klicken und kopieren wählen.)

Gehen Sie zu dem Ordner _Figurendatenbank_alle, den Sie gerade erst angelegt haben. Fügen Sie die komplette Datenbank in diesen Ordner. (Den Ordner öffnen, rechte Maustaste drücken und einfügen klicken.)

Klicken Sie auf den Ordner Figuren DB.

Papyrus Figurendatenbank in der Explorer Ansicht
Papyrus Figurendatenbank in der Explorer Ansicht

Um die Styling-Elemente der papyruseigenen Datenbank loszuwerden, löschen Sie die Dateien Dinge.pbf, Figuren.pbf und Orte.pbf. (Wenn Sie das vorhandene Styling lieben, dann überspringen Sie diesen Schritt. Freilich erkläre ich später nicht, wie Sie einzelne Stylingelemente loswerden, denn ich zeige hier den großen Schritt.)

Öffnen Sie die Datenbank in Papyrus Autor.
Datei → Datei öffnen andere → öffne Datenbank (öffnen Sie nicht die Datenbank, die ihnen vielleicht gerade ins Gesicht springt, weil Sie schon eine andere Datenbank angelegt haben. Suchen Sie in der Ordnerstruktur nach der neuen.)
Klicken Sie auf den Boss (Figuren.pb).

Formulare wieder anlegen (ohne Dekokrempel):
Mit Doppelklick auf die Tabelle Figuren erscheint der Hinweis: Für die Tabelle Figuren war bisher noch kein Eingabeformular (Figuren.pbf) vorhanden. Laber, sülz …
Klicken Sie auf Formular speichern. Schon hat das System automatisch ein neues Formular ohne Deko-Elemente angelegt. Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen beiden Tabellen Dinge und Orte. Diese finden Sie im Menüpunkt Tabelle.

b.) Die neue Datenbank über Papyrus Autor anlegen:

Öffnen Sie Papyrus Autor.
Vielleicht öffnet sich dann das Romandokument, an dem Sie zufällig gerade schreiben. Sie sind doch RomanreihenschreiberIn und möchten „Eine für Alle“. Also: Das aktuelle Romanprojekt schließen. Ein neues Textdokument erstellen und sich gut überlegen, in welchem Ordner Sie es ablegen möchten. Legen Sie einen Ordner über Ihren zahlreichen Romanprojekten an, der vielleicht heißt: _Figurendatenbank_alle.
In diesen Ordner speichern Sie das leere Textdokument. Vielleicht mit dem Namen leer.pap oder Dummy.pap
Nachdem Sie also das Dummy-Dokument erstellt haben, klicken Sie auf:
Dokument → Verzeichnisse → Figurendatenbank → neu anlegen

Jetzt haben Sie die neue Figurendatenbank angelegt.

Mit Datei → öffne andere → öffne Datenbank erreicht man den Datenbank-Ordner. Schnapp dir den Alpha (Figuren.pb) und öffne ihn. Die Datenbanktabelle Figuren öffnet sich auf einer zweiten Registerkarte. Da ist jetzt viel Grau zu sehen und ein Dummy-Eintrag der Redaktion.

Und wo sind jetzt die Dinge- und Orte-Tabellen?
Da: Im Menü oben auf Tabelle klicken

Die herstellereigene Deko loswerden:

Also mein Tutorial erklärt Ihnen, wie Sie sich die Musterdatenbank ganz zu eigen machen. Wenn Ihnen das Styling der Formulare aus der Musterdatenbank gefällt, dann überspringen Sie diesen Schritt. Freilich erkläre ich später nicht, wie Sie einzelne Stylingelemente loswerden, denn ich zeige hier den großen Schritt.

Also los:

So finden Sie den Datenbank-Ordner im Explorer über Papyrus Autor:
Datei → öffnen andere → Ordner mit diesem Dokument anzeigen
Schließen Sie Papyrus Autor.
Klicken Sie im Explorer auf Figuren DB. Da ihre Datenbank ja völlig neu ist und darin noch keine individuellen Einträge vorhanden sind, müssen Sie von ihr auch keine Sicherheitskopie anlegen. Wenns schief geht, fangen Sie einfach von vorne an. Versuchen Sie allerdings den Trick mit einer älteren Papyrus-Figurendatenbank, die Ihnen lieb und teuer ist, dann empfehle ich Ihnen dringend, sich die Sicherheitskopie anzulegen.
Anlegen einer Sicherungskopie:
Mit der rechten Maustaste auf den Ordner Figuren DB klicken → kopieren
Mit der rechten Maustaste auf eine weiße Stelle im Explorer klicken und Einfügen klicken.

Löschen Sie im Datenbankordner:

Dinge.pbf, Figuren.pbf und Orte.pbf. Das sind die Dateien, in denen die Styling-Informationen der Formulare enthalten sind. (Den Boss Figuren.db dürfen Sie natürlich NICHT löschen.)
Nun öffnen Sie Papyrus Autor wieder. Die neue Datenbank finden Sie wie immer unter
Datei → öffnen andere → öffne Datenbank

Dekofreie Formulare anlegen:

Mit Doppelklick auf die Tabelle Figuren erscheint der Hinweis: Für die Tabelle Figuren war bisher noch kein Eingabeformular (Figuren.pbf) vorhanden. Laber, sülz …
Klicken Sie auf Formular speichern. Schon hat das System automatisch ein neues Formular ohne Deko-Elemente angelegt. Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen beiden Tabellen.
(Na klar erkläre ich später, wie man sich eigene, individuelle Deko-Elemente ins Formular holt, aber noch sind wir beim großen Aufräumen.)

Mit dem nächsten Blogpost erkläre ich Ihnen dann, wie Sie überflüssige Tabellenelemente aus der Musterdatenbank ohne große Umstände loswerden. (Da ich gerade ein Buch überarbeite, wird das so Anfang Juli sein.)

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